Hatékonyabb a polgármester fogadónapján a lakossági bejelentések ügyintézése

Karvalics Ottó polgármestertől kérdeztük a fogadónapon szerzett tapasztalatait, benyomásait, a lakosság fogadtatását. Mint elmondta, a korábbi ciklusban szerzett tapasztalatokat elemezték és ennek figyelembevételével alakítottak ki egy hatékonyabb rendszert. Ennek lényege, hogy a lakosságnak időpontot kell egyeztetni a polgármester titkárságán, lehetőleg megjelölve, hogy milyen témában szándékozik a lakós bejelentést tenni, vagy tanácsot kérni. Ennek alapján a polgármester fel tud a témából előre készülni, informálódni tud, másrészt a nap kihasználása a flottabb ügyintézés mellett, kevesebb időt vesz igénybe, így több ügyfél fogadható egy fogadónapon.

A fogadónapok a minden második héten vannak. Az egyiken délután 15 -17 óráig, a másik héten délelőtt van a fogadónap. Így munkaidő után tud ügyet intézni az állampolgár, a másik héten, a délelőtti fogadónapon akkor jön, amikor egyéb ügyeit is délelőtt intézi. Jöhet bejelentés nélkül is rendkívüli esetben, még a polgármester szabadidejének terhére is fogadja az állampolgárt.

Mint mondta, első alkalommal sokan voltak, szinte mindenki eljött, aki időpontot kért. A bejelentések, panaszok mintegy 75 -80 %-a  egyéni probléma, míg a 20 – 25 %-a közösségi téma volt. Az egyéni problémák, a  lakás, lakhatás, segélyezés, és családi gondokból adódtak. Ha a bejelentkezésben nem titkolózott az ügyfél, hatékonyabb volt a beszélgetés, ez még jellemző, hogy az emberek nem szívesen tárulkoznak ki előre.

A közösségi, a város üzemeltetésével kapcsolatos bejelentéseket, kérdéseket, javaslatokat írásban rögzítik, továbbítják a szakterület ügyintézője felé. Ennek rendezését, elintézését számon kérik, visszaellenőrzik és a végrehajtásról a bejelentőt értesítik. Ha a bejelentéskor a bejelentő nyíltan feltárná problémáját, lehet, hogy már ennek alapján tudna a hivatal intézkedni, s így már be se kellene jönnie a hivatalba.

Egy másik fontos megoldás a rendszerben, hogy bevezették, a képviselők, akik saját körzetükben gyűjtik a bejelentéseket, problémákat, szintén  továbbítják a Titkárságra, ott szintén rögzítik azokat és  onnan adják ki ügyintézésre. Ha nem oldható meg rövid időn belül, mert nagyobb horderejű a bejelentés, akkor a szakrészleg költségeli, a végrehajtást tervezik, és ennek végrehajtásáról értesítik a bejelentőt. Lényegét tekintve, össze vannak egy központi kézbe vonva a bejelentések, problémák ügyintézése. S így hatékonyabb, gyorsabb a végrehajtás, visszaellenőrizhető és a bejelentőt tájékoztatják a végrehajtásról. Így a lakosság bizalma nő a hivatal és a polgármester irányában.

Más terület, ha az állampolgárnak a közművek szolgáltatóival kapcsolatos ügyeinek intézése. Ezekben az esetekben a szolgáltatóhoz irányítják, a bejelentéssel, vagy a panasz megtételével kapcsolatban. Ha nem eredményes, az ügyfél visszajön a hivatalhoz, ebben az esetben a hivatal kéri az ügy rendezését.

Ezt az új rendszert ismerik a képviselők. A rendszer pár fogadónap alkalmával ismertté válik, s az ügyek hatékonyabb ügyintézése, a lakosság körében tovább erősíti a megelégedettséget, a bizalmat a hivatal és a polgármester iránt.

/P.R./